GESTÃO DE PROJETOS

Caixa de Ferramentas de Gerenciamento de Projetos – Qual sua utilidade?

PMI São Paulo – e-NEWS MAIO 2010

Autores: Antonio Cesar Amaru Maximiano, Carlos Henrique Bittencourt Morais e Ricardo Toshio Yugue

No estudo relatado neste trabalho, os autores procuraram identificar a frequência de uso de um total de 47 ferramentas de gerenciamento de projetos. A frequência de uso indica a utilidade dessas ferramentas: as mais usadas são, presumivelmente, as mais úteis. Inspirados num trabalho de Besner e Hobbs (2008), os autores começaram identificando na literatura um total de 47 ferramentas. Um questionário do tipo Likert foi em seguida construído e submetido a 81 gerentes de projetos. Os resultados desse levantamento são relatados a seguir, depois da apresentação da lista de ferramentas.

Veja o artigo completo no link a seguir: http://www.pmisp.org.br/enews/edicao1005/artigo_02.asp

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CONGRESSO GLOBAL LATINO-AMERICANO DE GESTÃO DE PROJETOS – São Paulo – 11, 12 e 13 de agosto de 2008

O GLOBAL CONGRESS LA2008 realizado em São Paulo esta semana foi o maior Congresso de
Project Management já registrado pelo PMI – Project Management Institute fora dos Estados Unidos, com 1.000 pessoas participantes de diversos países do mundo, não só da América Latina.

Nos vários workshops dos quais participei, pude interagir com profissionais de diferentes áreas, de petrolíferas (Petrobras e PDVSA) a instituições como o SENAC, que utiliza as práticas de gestão de projetos no desenvolvimento de programas de treinamento.

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Especificamente para a área da saúde, pude fazer relações interessantes entre as experiências e conhecimentos apresentados com projetos desenvolvidos dentro da indústria farmacêutica, principalmente em processos de mudanças, desenvolvimento de produtos e gerenciamento do que chamamos de “stakeholders”, ou seja, pessoas que podem impactar ou ser impactados pelos projetos.

Enfim, foi um evento de extrema importância para os profissionais interessados nas melhores práticas de gerenciamento de projetos e que mostrou o crescimento exponencial da aplicação deste conhecimento nas empresas. Fica então o desafio do projeto para o próximo Congresso, que deverá ser capaz de receber pelo menos 1.200 profissionais (estimativa minha).

DESENVOLVER UM MEDICAMENTO É IGUAL A CONSTRUIR UM NOVO LABORATÓRIO?

Nos últimos dias recebi algumas mensagens em particular com dúvidas muito parecidas sobre a gestão de projetos na indústria farmacêutica em especial.

Basicamente as pessoas gostariam de saber se a metodologia de gestão de projetos se aplica às atividades que realizam em suas empresas. É claro que não se desenvolve um projeto de adequação da empresa à legislação da mesma forma que um projeto de marketing de um novo produto. Provavelmente as técnicas e ferramentas utilizadas serão diferentes e talvez a complexidade, mas essencialmente poderão utilizar-se dos mesmos conceitos e práticas.

Se surgirem as perguntas: como faremos para implantar isso ou como faremos para aquilo funcionar, é possível que estejamos diante de um projeto, qualquer que seja a área. São exemplos clássicos o desenvolvimento de novos produtos, a implantação de novos processos, a instalação de novos equipamentos, as ampliações de áreas e as campanhas de divulgação e de vendas. Todos estes exemplos tem em comum um escopo, um cronograma e provavelmente um orçamento.

Concluí-los com sucesso é o grande desafio que tentamos vencer. O uso de boas práticas de gestão de projetos pode trazer recompensas que vão da redução dos prazos para conclusão dos projetos à diminuição do retrabalho e dos riscos. O conhecimento das técnicas e ferramentas de gestão de projetos e saber aplicá-las corretamente, qualquer que seja a área, pode fazer uma grande diferença.

Ricardo Yugue – ago/08

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A CRESCENTE DEMANDA POR CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE PROJETOS

As organizações investem cada vez mais tempo, recursos e energia na criação e/ou na melhoraria de produtos, de processos e até formas de relacionamento com as pessoas.

Estas criações e melhorias em geral necessitam de horas e recursos dedicados ao desenvolvimento de seu modelo de funcionamento, seu planejamento e sua efetiva implantação. Em outras palavras, para que possam ser operacionalizadas, via-de-regra, são estruturadas na forma de projetos.

O fato é que muitos são os desafios que enfrentamos quando gerenciamos um projeto. Problemas como atrasos no cronograma, estouro de orçamentos e discussões acerca do escopo estão presentes na maioria dos projetos que planejamos e executamos. Aumentar as chances de sucesso na conclusão dos projetos significa procurar usar de conhecimentos, habilidades e atitudes que favoreçam e facilitem o seu gerenciamento.

Para conhecer um pouco melhor esta realidade, elaborei uma pequena pesquisa cujo objetivo foi entender um pouco como os projetos estão presentes nos laboratórios farmacêuticos. Também busquei identificar necessidades para a partir daí oferecer formas para compartilhar informações e facilitar a capacitação profissional.

Infelizmente, a pesquisa contou com a participação de apenas 32 profissionais, o que não nos permite uma avaliação aprofundada das questões abordadas e nem utilizá-las como sendo verdadeiras. No entanto, o resultado nos oferece alguns pontos para reflexão e indicativos sobre o emprego de projetos pelas organizações. A seguir apresento alguns dos dados obtidos com a pesquisa.

A participação em projetos não se dá apenas através de seu gerenciamento. Os projetos normalmente são planejados e executados por um time que pode ser composto com diferentes profissionais e de diferentes áreas, até mesmo externos. Esta participação pode ser por vezes muito pequena em termos de atividades, tanto que muitas vezes as pessoas nem se consideram como participante do projeto, mas pode ser fundamental para o sucesso do projeto.

A maioria dos participantes da pesquisa estão relacionados a projetos de desenvolvimento de novos produtos (56,3%) e/ou de projetos de desenvolvimento de novos processos (53,1%). Por outro lado, destaca-se o envolvimento em projetos sociais e de sustentabilidade (9,4%).

Tipos de projetos v1

Quanto à dedicação a atividades relacionadas a projetos, podemos dizer que a distribuição foi “normal”. É interessante notar que 75% dos respondentes dedicam 50% ou mais de seu tempo a projetos, sendo que 19% afirmam trabalhar exclusivamente em projetos. Há que se considerar que é bem provável que tenhamos um viés aqui pois aqueles que não participam ou participam muito pouco de projetos, prossivelmente sentiram-se menos atraídos a responder à pesquisa.

Dedica    o v1

Por outro lado, apesar da considerável dedicação aos projetos, apenas 22% definiram-se como especialistas ou muito experientes na gestão de projetos.

Nivel conhecimento v1

Também fazendo uma reflexão sobre a dedicação às atividades de projetos, 84% acredita que a participação deles em projetos deverá aumentar nos próximos anos. Esse indicativo, de certa forma, valida a minha percepção de que é crescente o número de atividades realizadas nas organizações na forma de projetos.

Futuro v1

O atraso no cronograma, com 81%, é de longe o principal problema enfrentado pelos projetos da qual participam. Este na verdade não é um problema específico dos projetos farmacêuticos. Há quem afirme que todo projeto atrasa. Mas isso é uma grande inverdade. Trabalho com projetos de eventos e, neste caso, atrasos são muito pouco tolerados pois mesmo que pequenos podem comprometer significativamente o sucesso do projeto. Também merecem destaque os problemas com a gestão do escopo (53%), da comunicação (53%), a falta de recurso (40%) e por fim, não menos importante, a falta de conhecimento das técnicas e ferrramentas de gestão de projetos (40%).

Problemas v1

Esta discussão sobre os problemas nos projetos pode ser analisada com foco nas oportunidades. Por exemplo, um melhor planejamento e execução de um projeto pode levar a uma melhor gestão do cronograma e, consequentemente, à redução dos atrasos. Mas isso não pára por aqui, redução de atrasos pode significar diferentes resultados: antecipação no lançamento de produtos, menor tempo para implantação de mudanças, rapidez na implantação de melhorias e, por fim, vantagem competitiva, custos menores e até mesmo motivação da equipe.

Mais uma vez, esta pequena pesquisa não atende aos requisitos estatísticos e científicos para que possa ser utilizada como referência para quaisquer outros estudos ou em processos de tomada de decisão. No entato, pode sim levar a reflexões sobre o gerenciamento de projetos na indústria farmacêutica. Apreciarei muito se puderem deixar seus comentários, críticas e sugestões.

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GESTÃO DE PROJETOS

Ricardo Yugue

Pequenas Empresas Grandes Negócios (2/nov/2007)

O noticiário e os programas de apoio às micro, pequenas e médias empresas (MPMEs) são fartos em exemplos de empresários que obtiveram sucesso a partir de uma boa idéia e muito, muito trabalho.

Em sua grande maioria, os empreendedores apenas foram fazendo, ajeitando, ampliando e recriando, com o mínimo de estratégia, planos ou projetos. Ao que parece, as experiências anteriores, habilidades natas e, sobretudo, a visão e a vontade de vencer falaram mais alto. Por outro lado, para os casos de insucesso é possível concluir que faltaram um ou mais destes atributos. É muito difícil e arriscado generalizar.

Nas iniciativas em grandes empresas, de certa forma, pode-se ter um cenário semelhante. Diariamente, são lançados novos negócios, novos produtos e serviços e, da mesma forma que para as MPMEs, existem muitos casos de sucesso e um número maior ainda de insucessos.

Para aumentar a probabilidade de êxito na implantação de novos negócios, as organizações estão cada vez mais desenvolvendo competências na obtenção de informações de mercado, na formulação de estratégias e no gerenciamento de projetos.

Esta última competência vem ganhando destaque nos últimos anos, não só para a implantação dos novos negócios, mas também para todas as mudanças nas organizações relacionadas a atividades que nunca foram realizadas antes. Na verdade, este é um componente importante na definição de projeto. O PMI – Project Management Institute define projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

O gerenciamento de projetos não é um privilégio das grandes empresas, por isso deveria ser mais difundido entre as MPMEs. Embora a adoção das boas práticas de gerenciamento não possa garantir o sucesso de mercado de um novo empreendimento ou produto, sem dúvida, pode reduzir substancialmente o investimento e o tempo empregados para o seu lançamento.

Um bom escopo de negócio, produto e projetos mais ajustados à visão da empresa e mais bem definidos para o entendimento de todos os envolvidos em sua realização; cronogramas mais realistas que permitam o acompanhamento e controle das atividades planejadas, evitando atrasos que possam comprometer a qualidade, o custo e eventuais oportunidades de mercado; orçamentos mais precisos que permitam a identificação de oportunidades de redução de custos, o acompanhamento de todo o investimento realizado e o planejamento do fluxo de caixa, apontando eventuais variações para que decisões possam ser tomadas nos momentos corretos, inclusive as relacionadas às eventuais necessidades de complementação dos recursos são excelentes razões para não se abrir mão de um gerenciamento de projeto.

Mudanças são mais facilmente realizadas na fase de planejamento, já que após iniciada a implantação, alterações no projeto podem significar desde re-trabalho até a perda total do investimento assumido.

Estas condições não são diferentes na implantação de novos processos logísticos, instalações e mesmo equipamentos de automação. Um bom projeto pode, por exemplo, garantir o aproveitamento de todo o potencial que o uso do código de barras pode oferecer à empresa, podendo até significar investimentos, prazos e custos operacionais muito menores.

Link: http://pegntv.globo.com/Pegn/0,6993,LIC309039-5015,00.html

One Response to GESTÃO DE PROJETOS

  1. Renata says:

    Olá!

    Gostei muito da reportagem. Pessoalmente, me interesso muito pelo assunto.
    Tenho como objetivo uma pós na área de marketing para poder atuar nessa área de gestão de projetos.
    Acho que esse assunto deveria ser mais explorado.

    Vocês saberiam me indicar bons cursos sobre o assunto?

    Obrigada!